"Herkese Duyurmuştuk" Sorunu
Kurumsal iletişimde en sık yaşanan durum şudur: duyuru yapılmıştır ama insanların çoğu bilmemektedir. Sebep genellikle kanaldır:
- E-posta: sahada çalışanların çoğu kurumsal e-posta kullanmaz.
- Pano: yalnız o binada çalışanlar görür.
- WhatsApp grubu: kayıt dışıdır, akış içinde kaybolur, kişisel telefonda çalışır.
- Toplantı: izinli ve vardiyada olmayanlar kaçırır.
Duyuruları Üçe Ayırın
| Tür | Örnek | Kanal | Okundu takibi |
|---|---|---|---|
| Zorunlu | İSG talimatı, politika değişikliği | Sistem duyurusu | Evet |
| Bilgilendirme | Yeni çalışan, sistem bakımı | Sistem duyurusu | Hayır |
| Sosyal | Doğum günü, etkinlik | Chat / mesaj | Hayır |
Bu ayrım yapılmadığında üç tür aynı akışta yarışır ve zorunlu olan, sosyal olanın altında kaybolur.
Okundu Takibi Neden Önemli?
Çalışma koşullarında esaslı değişiklik yapılacaksa, İş Kanunu md. 22 uyarınca durumun yazılı olarak bildirilmesi gerekir. İSG talimatlarının tebliğ edildiğinin belgelenmesi de denetimde aranır.
"Panoya astık" beyanı bu yükümlülükleri karşılamaz. Kimin ne zaman okuduğu kayıtlı olmalıdır.
Etkili Duyurunun Beş Kuralı
- Başlık sonucu söylesin. "Yemekhane saatleri değişti" — "Önemli duyuru" değil.
- İlk cümlede özet. Detay sonra gelir; kimse dördüncü paragrafa kadar okumaz.
- Kimin ne yapması gerektiği açık olsun. Aksiyon yoksa bilgi olduğu söylensin.
- Yürürlük tarihi yazılsın.
- Sorusu olan kime soracak? Ad ve kanal belirtilsin.
Mesaj Yorgunluğunu Önlemek
Günde beş duyuru yapan bir kurumda, altıncı duyuru okunmaz. Pratik sınırlar:
- Haftada en fazla 2–3 kurumsal duyuru.
- Zorunlu duyurular ayrı işaretle.
- Aynı konudaki güncellemeler yeni duyuru olarak değil, mevcut duyurunun güncellemesi olarak yapılsın.
Sahadaki Ekip
Masa başında çalışmayan ekipler (mağaza, üretim, saha servisi) çoğu iç iletişim planının dışında kalır. Onlar için tek gerçekçi kanal mobil uygulamadır: telefonunda duyuruyu gören çalışan, panoya bakmak zorunda kalmaz.
Sistemde Yönetmek
Yönetim İK'da duyurular panelden yayımlanır, hedef kitle birim veya unvan bazında seçilir. Okuması zorunlu olan duyurular işaretlenir ve kimin okuduğu tarihiyle kaydedilir; okumayanların listesi alınabilir.
Duyurular mobil uygulamada da görünür; okunmamış olanlar rozetle işaretlenir. Kurum prosedürleri ve talimatları ise prosedür modülünden yayımlanır — duyurudan farkı, sürüm takibi yapılması ve kalıcı bir referans olarak durmasıdır.
Günlük yazışmalar için chat modülü kullanılır; böylece kurumsal duyuru ile günlük mesaj aynı akışta karışmaz.
