İK Yazılımı Seçerken Sorulması Gereken 12 Soru

Demo İzlemeden Önce Sorulacaklar

Çoğu seçim süreci demo sunumuyla başlar ve ekranların güzelliğiyle biter. Oysa belirleyici olan sorular demo öncesinde sorulur.

1. Veri kime ait?

Sözleşme sona erdiğinde verilerin tamamı standart bir biçimde (Excel/CSV) dışa aktarılabiliyor mu? Bu soruya net cevap vermeyen sağlayıcı, sizi kilitliyor demektir.

2. Mevzuat uyumu güncel mi?

Asgari ücret, SGK oranları, gelir vergisi dilimleri, kıdem tavanı yılda birkaç kez değişir. Güncellemeler ne kadar sürede yansıyor, ek ücret isteniyor mu?

3. İzin hesabı nasıl çalışıyor?

Kümülatif mi (işe girişten bugüne) yoksa yıllık mı? Devreden izinler nasıl hesaplanıyor? Bu detay, eski kayıtlarla uyuşmadığında bütün geçişi tıkar.

4. Bordro gerçekten hesaplıyor mu?

Bazı sistemler yalnız "bordro kaydı tutar", hesaplamayı yapmaz. Kümülatif matrah, asgari ücret istisnası, engellilik indirimi, teşvikler hesaba giriyor mu?

5. Yetkilendirme ne kadar ince?

Maaş bilgisini kim görebiliyor? Yönetici kendi ekibini mi, tüm şirketi mi görüyor? Çok şubeli yapıda şube müdürü diğer şubeleri görebiliyor mu?

6. Mobil erişim gerçek mi?

"Mobil uyumlu web sitesi" ile mobil uygulama farklıdır. Çalışan telefondan izin talebi açabiliyor, yönetici onaylayabiliyor mu?

7. Entegrasyon nasıl kuruluyor?

Muhasebe programınıza bağlanabiliyor mu? Kendi API'si var mı, dosya aktarımı yapabiliyor mu? Kart okuyucu (PDKS) verisi içeri alınabiliyor mu?

8. Kural setleri esnek mi?

İzin, harcama ve avans kurallarını kendiniz tanımlayabiliyor musunuz, yoksa her değişiklik için sağlayıcıya mı başvuruyorsunuz?

9. İz kaydı tutuluyor mu?

Kim, neyi, ne zaman değiştirdi? Onay ve ret kararları gerekçesiyle saklanıyor mu? Denetimde ve uyuşmazlıkta tek dayanağınız budur.

10. Toplu veri aktarımı var mı?

Mevcut çalışan listesini yükleyebiliyor musunuz? Yükleme öncesi önizleme veriyor mu, hatalı satırları gösteriyor mu?

11. Gerçek maliyet nedir?

Kullanıcı başına aylık ücret dışında: kurulum, eğitim, veri aktarımı, ek modül, destek paketi, API kullanımı. Üç yıllık toplam sahip olma maliyetini isteyin.

12. Destek nasıl çalışıyor?

Sorun bildirimi hangi kanaldan, yanıt süresi ne? Bordro kapanış günü sistem takılırsa kime ulaşacaksınız?

Karar Matrisi

Kriterleri ağırlıklandırıp puanlamak, "hangisi daha sempatikti" tuzağından korur:

Pilot Uygulama

Sözleşme imzalamadan önce tek bir birimle 2–4 haftalık pilot isteyin. Pilotta bakılacaklar:

• gerçek verinizle izin bakiyesi doğru çıkıyor mu,
• bir dönem bordrosu eski yöntemle kuruşu kuruşuna tutuyor mu,
• çalışanlar mobilden talep açabiliyor mu,
• yöneticiler onay akışını kullanıyor mu.

Pilot dönemin sonunda alınan karar, demo sonrası alınan karardan çok daha isabetli olur.