Şema Bir Resim Değil, Bir Kural Setidir
Organizasyon şeması çoğu şirkette sunum slaytında durur ve gerçeği yansıtmaz. Oysa şema, üç somut sorunun cevabıdır:
- Bu izin talebi kime gidecek?
- Bu harcamayı kim onaylayacak?
- Yönetici izinliyken kim karar verecek?
Şema bu üç soruya cevap vermiyorsa, süreçler kişisel ilişkilerle yürür.
Adım 1: Birim Hiyerarşisi
Birimler ağaç yapısında kurulur: şirket → bölüm/direktörlük → müdürlük → birim/ekip. Üç kural:
- Her birimin bir üst birimi olur.
- Her birimin bir yöneticisi ve tercihen bir yardımcısı tanımlanır.
- Birim adları işlevi anlatır, kişiyi değil ("Satış Operasyon", "Ahmet Bey'in ekibi" değil).
Adım 2: Unvan Standardı
Unvan enflasyonu gerçek bir sorundur: her terfide yeni bir unvan üretmek, beş yıl sonra karşılaştırılamaz bir yapı bırakır. Sade bir merdiven yeterlidir:
| Seviye | Örnek unvanlar |
|---|---|
| Giriş | Uzman Yardımcısı, Görevli |
| Uzman | Uzman, Kıdemli Uzman |
| Yönetim | Şef, Müdür Yardımcısı, Müdür |
| Üst yönetim | Direktör, Genel Müdür Yardımcısı, Genel Müdür |
Unvan seviyesi; harcama limiti, onay yetkisi ve izin kuralları için de referans noktası olur.
Adım 3: Kontrol Alanı
Bir yöneticiye bağlı kişi sayısı, işin niteliğine göre belirlenir:
- Rutin ve standart işler: 10–15 kişi
- Karma işler: 7–10 kişi
- Uzmanlık ve proje işleri: 5–8 kişi
Tek bir yöneticiye 25 kişi bağlıysa, o yönetici aslında yönetmiyordur; onay makinesi olmuştur.
Adım 4: Vekâlet ve Boşluk
Şemanın en çok atlanan parçası budur. Her yönetici için:
- izinde kim vekâlet edecek,
- yönetici pozisyonu boşaldığında onaylar nereye gidecek,
- yönetici ile yardımcısının aynı anda izinli olması engellenecek mi
kararı önceden verilmelidir. Aksi hâlde yaz aylarında onay kuyruğu tıkanır.
Adım 5: Güncel Tutmak
Şema, işe giriş-çıkış ve görev değişikliklerinde aynı gün güncellenmezse iki hafta içinde gerçeklikten kopar. Bunun tek çözümü, şemanın ayrı bir belge olmaktan çıkıp çalışan kaydının kendisinden üretilmesidir.
Sistemde Kurmak
Yönetim İK'da birim ağacı, her birimin yöneticisi ve yardımcısı, unvanlar ve çalışan-yönetici bağı tek yerde tutulur. Şema ayrı çizilmez; çalışan kartındaki "yöneticisi" alanından otomatik doğar.
Bu yapı doğrudan süreçleri besler: izin ve harcama onayları yönetici bağına göre yönlendirilir, harcama limitleri unvan seviyesine göre uygulanır, izin kuralları birim bazında çalışır (örneğin birim yöneticisi ile yardımcısının aynı tarihlerde izinli olması engellenebilir).
Birimler ekranında departman ve unvan süzgeçleriyle "hangi birimde kaç kişi var, kim yönetiyor" sorusu anlık cevaplanır.
