Zimmet Neden Karışır?
Zimmet kayıtları genellikle üç yerde birden tutulur: bilgi işlemde bir Excel, İK'da bir klasör, depoda bir defter. Üçü de bir süre sonra birbirini tutmaz.
Sorun, kaydın tutulmaması değil; tek bir yerde tutulmamasıdır.
Zimmetlenebilir Kalemler
- Bilgisayar, telefon, tablet ve aksesuarları
- Araç ve araç anahtarı, yakıt kartı
- Kişisel koruyucu donanım (KKD)
- Üniforma ve iş kıyafeti
- Anahtar, kart, erişim rozeti
- El terminali, ölçüm cihazı, el aleti
- SIM kart ve hat
KKD'nin ayrı bir önemi vardır: İSG mevzuatı gereği teslim edildiğinin belgelenmesi zorunludur. Denetimde ilk sorulan belgelerdendir.
Tutanakta Bulunması Gerekenler
| Alan | Neden gerekli |
|---|---|
| Malzeme tanımı ve seri no | Aynı model iki cihazı ayırt etmek için |
| Teslim tarihi | Kıdem/kullanım süresi hesabı |
| Teslim eden ve alan | Sorumluluk zinciri |
| Durum (yeni/kullanılmış, hasar notu) | İade sırasında karşılaştırma |
| Bedel | Kayıp hâlinde tazmin tutarı |
| İmza | İspat |
Kayıp ve Hasarda Sorumluluk
Çalışanın kusuruyla oluşan zararda sorumluluk doğar; ancak ücretten doğrudan kesinti yapılabilmesi için iş sözleşmesinde hüküm bulunması ya da çalışanın yazılı onayı gerekir. Tek taraflı kesinti, ücret alacağı doğurur.
Olağan kullanımdan kaynaklanan yıpranma (eskime, batarya ömrü) çalışanın sorumluluğunda değildir. Tutanakta "durum" alanının doldurulmuş olması, bu ayrımı yapabilmenin tek yoludur.
Çıkış Sürecinde Zimmet
İşten ayrılan çalışanın zimmet iadesi, çıkış sürecinin ayrılmaz parçasıdır. Pratik bir çıkış kontrol listesi:
- Zimmetli tüm kalemlerin listesi çıkarılır.
- Her kalem fiziksel olarak teslim alınır, durumu not edilir.
- İade tutanağı iki nüsha imzalanır.
- Erişim yetkileri (sistem hesapları, kart) aynı gün kapatılır.
- Eksik kalem varsa ibraname öncesi mutabakat sağlanır.
Bu liste tamamlanmadan çıkış evrakının imzalanması, en sık rastlanan ve en pahalıya mal olan hatadır.
Dijital Zimmet Takibi
Yönetim İK'da zimmet türleri tanımlanır (bilgisayar, telefon, araç, KKD, kart…), her kalem seri numarasıyla kaydedilir ve çalışana verilir. Kayıt üzerinde:
- kime, ne zaman verildiği,
- hangi durumda teslim edildiği,
- iade edilip edilmediği ve iade tarihi
görünür. Çalışan kendi zimmetlerini panelden ve mobil uygulamadan görebilir — "bende ne var" sorusunun cevabı İK'ya sorulmadan bulunur.
Çıkış sırasında kişinin açık zimmetleri listelenir; hepsi iade edilmeden çıkış süreci tamamlanmış sayılmaz. Toplu demirbaş aktarımı için Excel ile içe aktarma da vardır.
