İşe Girişte İki Ayrı Yükümlülük
Yeni bir çalışan alırken iki farklı yükümlülük aynı anda işler:
- Yasal bildirimler: SGK, İŞKUR ve gerekli hâllerde diğer kurumlara bildirim.
- Belge toplama: özlük dosyasının kurulması.
Birincisi gecikirse idari para cezası, ikincisi eksik kalırsa ileride ispat sorunu doğar.
Zorunlu Belgeler Kontrol Listesi
Kimlik ve iletişim
- Nüfus cüzdanı / kimlik kartı fotokopisi
- İkametgâh beyanı
- İletişim bilgileri ve acil durumda aranacak kişi
- Fotoğraf (2 adet)
Nitelik ve durum belgeleri
- Diploma veya öğrenim belgesi
- Sertifika ve ehliyet (işin gereğiyse)
- Askerlik durum belgesi
- Adli sicil kaydı (işin niteliği gerektiriyorsa)
- Engelli / eski hükümlü belgesi (kota kapsamındaysa)
Sağlık ve İSG
- İşe giriş sağlık raporu
- İSG temel eğitim kaydı (işe başlamadan önce verilmeli)
- Kişisel koruyucu donanım zimmet tutanağı
Sözleşme ve bildirimler
- İmzalı iş sözleşmesi (iki nüsha)
- SGK sigortalı işe giriş bildirgesi
- Ücret ve yan hak bildirimi
- KVKK aydınlatma metni ve gerekli hâllerde açık rıza beyanı
- Banka hesap / IBAN bilgisi
Süre Kritik Olanlar
| İşlem | Süre |
|---|---|
| SGK işe giriş bildirgesi | İşe başlamadan önce |
| İSG temel eğitimi | İşe başlamadan önce |
| Çalışma koşulları belgesi | En geç 2 ay içinde |
| İŞKUR işgücü çizelgesi | Ay sonunu izleyen ayın sonuna kadar |
İlk Gün Planı
Evrak tamam olsa bile ilk gün kötü geçerse, işe alım maliyeti boşa gider. Sade bir ilk gün planı üç başlıktan oluşur:
Karşılama (ilk saat). Kim karşılayacak, nerede oturacak, ekiple tanışma. Yeni çalışanın ilk saatte kime soru soracağını bilmesi gerekir.
Kurulum (ilk yarım gün). Kullanıcı hesapları, e-posta, telefon, kartlar ve zimmetler. Bilgisayarı öğleden sonra gelen bir çalışan ilk gününü izleyerek geçirir.
Bilgilendirme (ilk gün sonu). Çalışma saatleri, izin ve mesai kuralları, harcama politikası, iletişim kanalları. Bunları sözlü anlatmak yerine okunabilir bir doküman olarak vermek, aynı soruların üçüncü haftaya kadar tekrarlanmasını önler.
30-60-90 Gün Takibi
İşe alımın başarısı ilk gün değil, üçüncü ayda ölçülür. Üç kontrol noktası:
- 30. gün: teknik uyum, eksik kalan eğitimler
- 60. gün: ekip uyumu, ilk sorumluluklar
- 90. gün: deneme süresi değerlendirmesi, kalıcı hedeflerin belirlenmesi
Deneme süresi en çok iki aydır (toplu iş sözleşmesiyle dört aya çıkarılabilir); bu süre içinde taraflar bildirimsiz fesih yapabilir ancak çalışılan sürenin ücreti ödenir.
Süreci Tek Ekrandan Yürütmek
Yönetim İK'da yeni çalışan kaydı açıldığında özlük alanları, birim ve unvan bağları, ücret ve yan haklar, zimmetler ve kart tanımı aynı karttan yönetilir. Prosedür modülüne konan "işe giriş kontrol listesi" belgesi yeni çalışana atanır, okuma kaydı tutulur; eğitim modülünden İSG eğitimi atanır ve tamamlanma takip edilir.
Toplu işe alım yapan işletmeler için Excel ile toplu yükleme vardır: dosya önce önizlenir, kaç kişi eklenecek, kaç kayıt güncellenecek, hangi satır neden hatalı — hepsi onaydan önce görünür.
