Neden Hesaplanmalı?
Kadro kararları çoğu zaman sezgiyle verilir: "çok yoğunuz, bir kişi daha alalım" ya da "bütçe kısıtlı, boş pozisyonu dondurduk". İki karar da ölçüme dayanmadığında aynı sonucu verir: yanlış yerde fazla, doğru yerde eksik kadro.
Yöntem 1: İş Yükü Analizi
Beyaz yaka ve süreç işlerinde kullanılır.
- Birimin yaptığı işleri listeleyin.
- Her işin aylık tekrar sayısını belirleyin.
- Her işin ortalama süresini ölçün (tahmin değil, ölçüm).
- Toplam iş yükünü hesaplayın.
- Net çalışma süresine bölün.
Örnek: Muhasebe birimi
| İş | Aylık adet | Süre (dk) | Toplam (saat) |
|---|---|---|---|
| Fatura kaydı | 1.200 | 4 | 80 |
| Banka mutabakatı | 22 | 45 | 16,5 |
| Cari mutabakat | 60 | 30 | 30 |
| Bordro kontrolü | 1 | 600 | 10 |
| Raporlama | 4 | 180 | 12 |
| Toplam | 148,5 saat |
Net aylık çalışma süresi ≈ 160 saat. Ancak %100 doluluk gerçekçi değildir; molalar, toplantılar ve beklenmeyen işler için %80 verimlilik varsayılır: 160 × 0,80 = 128 saat.
148,5 ÷ 128 = 1,16 kişi → 1 kişi yetersiz, 2 kişi fazla. Karar: 1 tam zamanlı + 1 kısmi süreli ya da sürecin otomasyonu.
Yöntem 2: Vardiya Noktası Hesabı
Kesintisiz çalışan noktalarda (güvenlik, üretim hattı, resepsiyon) farklı bir hesap gerekir.
Bir noktanın 7/24 dolu olması yılda 8.760 saat demektir. Bir çalışanın yıllık net çalışma süresi:
| Kalem | Gün |
|---|---|
| Takvim günü | 365 |
| − Hafta tatili | 52 |
| − Resmî tatil | ~15 |
| − Yıllık izin | 14–20 |
| − Rapor/devamsızlık payı | ~8 |
| Net çalışma günü | ~272 |
272 gün × 8 saat = 2.176 saat. 8.760 ÷ 2.176 = 4,03 kişi.
Yani tek bir 7/24 nokta için en az 4, güvenli planlama için 4,5–5 kişi gerekir. Üç kişiyle kurulan bir düzen, ilk izin döneminde çöker ve fazla mesaiyle ayakta tutulmaya çalışılır.
Fazla ve Eksik Kadronun Maliyeti
| Belirti | Maliyet | |
|---|---|---|
| Eksik kadro | Sürekli fazla mesai, biriken izin, artan devamsızlık | Mesai zammı, tükenmişlik, devir hızı |
| Fazla kadro | Düşük iş yükü, belirsiz görev tanımları | Doğrudan ücret maliyeti, motivasyon düşüşü |
Eksik kadronun maliyeti gizlidir; bordroda "fazla mesai" olarak görünür ve kadro maliyetinden daha yüksek olabilir.
Veri Kaynakları
Norm kadro hesabı üç veriye dayanır: fiili mesai saatleri, izin ve devamsızlık oranları, iş hacmi.
Yönetim İK'da mesai dökümü fazla çalışma saatlerini kişi ve birim bazında gösterir; izin bakiyeleri kullanılmayan izin birikimini ortaya çıkarır; devamsızlık raporları kayıp günü verir. Vardiya modülünde birim bazında "kaç kişi gerekiyor" ihtiyacı tanımlanır ve planla karşılaştırılır.
Bu üç veri bir araya geldiğinde, kadro talebi bir his değil bir hesap hâline gelir.
