Özlük Dosyası Neden Zorunlu?
İş Kanunu md. 75: "İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler." Bu dosya, iş ilişkisinin başlangıcından sonuna kadar tüm belgeleri barındırır ve denetimlerde ilk istenen evraktır.
Özlük dosyasının eksikliği yalnızca idari para cezası değil; bir uyuşmazlıkta ispat aracının yokluğu anlamına gelir. Ücret bordrosu imzalı değilse ödemenin yapıldığı, savunma yazısı yoksa disiplin sürecinin işletildiği kanıtlanamaz.
Dosyada Bulunması Gereken Belgeler
İşe giriş aşaması
- İş sözleşmesi (yazılı ve imzalı)
- Nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgâh beyanı
- Diploma / öğrenim belgesi fotokopisi
- Adli sicil kaydı (işin niteliği gerektiriyorsa)
- Sağlık raporu / işe giriş muayene formu
- SGK işe giriş bildirgesi
- Fotoğraf, iletişim ve acil durumda aranacak kişi bilgisi
- Askerlik durum belgesi (erkek çalışanlar için)
Çalışma süresince
- Ücret bordroları ve ödeme belgeleri
- Yıllık izin defteri / izin talep ve onay belgeleri
- Fazla çalışma onayı (yıllık yenilenen)
- Görev tanımı, zimmet tutanakları
- Eğitim katılım kayıtları, İSG eğitim belgeleri
- Uyarı, savunma ve disiplin belgeleri
- Performans değerlendirme kayıtları
Çıkış aşaması
- Fesih bildirimi ve tebliğ belgesi
- İbraname / ödeme dökümü
- Çalışma belgesi
- SGK işten ayrılış bildirgesi
Saklama Süreleri
Tek bir süre yoktur; belgenin türüne göre değişir:
| Belge | Esas alınan süre |
|---|---|
| İş sözleşmesi, bordro, izin kayıtları | İş ilişkisi bitiminden itibaren 10 yıl (zamanaşımı) |
| SGK ile ilgili belgeler | 10 yıl |
| İSG eğitim ve muayene kayıtları | 15 yıl'a kadar (işin tehlike sınıfına göre) |
| Adli sicil, sağlık verisi | Amaç ortadan kalkınca imha |
KVKK'nın "saklama süresi ilkesi" ile İş Kanunu'nun ispat ihtiyacı burada karşı karşıya gelir: gereğinden uzun saklamak da, erken imha etmek de risktir. Çözüm, belge türüne göre yazılı bir saklama ve imha politikası oluşturmaktır.
KVKK Sınırı
Özlük dosyası, kişisel verinin en yoğun bulunduğu yerdir. Üç kural:
- Gereklilik: yalnız iş ilişkisi için gerekli veri işlenir. Kan grubu, medeni hâl, aile bilgileri ancak somut bir gereklilik varsa alınabilir.
- Özel nitelikli veri ayrımı: sağlık raporu, engellilik durumu, ceza mahkûmiyeti gibi veriler ayrı ve daha korumalı biçimde saklanır; erişim yetkisi sınırlıdır.
- Aydınlatma: hangi verinin niçin işlendiği, ne kadar saklanacağı çalışana yazılı olarak bildirilir.
Kâğıt Dosyanın Üç Zayıf Noktası
Erişim izlenmez. Dolaptaki dosyayı kimin ne zaman açtığı bilinmez. Eksik fark edilmez. Hangi çalışanın hangi belgesinin eksik olduğu, ancak denetimde ortaya çıkar. Tek nüsha riski. Yangın, su baskını ya da kayıp hâlinde geri dönüş yoktur.
Dijital Özlük Dosyası
Yönetim İK'da her çalışanın kartı, özlük dosyasının dijital karşılığıdır: kimlik ve iletişim bilgileri, görev ve birim geçmişi, ücret ve yan haklar, izin ve harcama kayıtları, zimmetler, eğitim ve prosedür okuma kayıtları aynı yerde toplanır.
Erişim role göre daralır — maaş bilgisi yalnız İK ve yönetim rolüne görünür — ve her değişiklik iz kaydı bırakır. Çalışan kendi bilgilerini görebilir, güncelleme talebi açabilir; talep onaya düşer, doğrudan kayda yazılmaz. Böylece hem veri güncel kalır hem de kimin neyi ne zaman değiştirdiği belli olur.
